Международное пространство коучей и клиентов: управляйте Вашим будущим с Вашим персональным коучем!
04.01.2019

Аgile и управление: новомодный термин в менеджменте или дейсвтенный инструмент повышения эффективности бизнеса


Аgile и управление: новомодный термин в менеджменте или дейсвтенный инструмент повышения эффективности бизнеса

Интервью владельца бизнеса с Аgilе-коучем и автором тренинга «Формирование результативных Agile команд. Гибкое управление в стиле Agile Coaching» Анатолием Винцыком. 

-Анатолий, расскажи, пожалуйста, мне, руководителю компании, я слышала и читала пару статей про Agile, про гибкую систему управления, но у меня очень много других, более важных задач в бизнесе, которые мне нужно решать здесь и сейчас, и Agile я начну интересоваться намного позже. Зачем мне Agile?

Тренер: Первый вопрос будет: что сейчас Вас больше беспокоит в компании: это развитие компании в целом, развитие через клиентов или продукты, или формирование определенного костяка в компании, команды, которая будет соблюдать процессы, которые Вы настроили, чтобы Вы туда не отвлекались и могли заниматься, бизнес девелопментом - т.е. развитием бизнеса.

-Конечно развитие компании, но бизнес-процессы еще не настроены. Я говорю честно, что отвлекаться на построение новых систем, не очень хочется.

Тренер: Если про честно, то бизнес-процесс - это такая вещь, которую постоянно можно улучшать. Нет предела совершенству. Agile в этом плане очень прост, потому что он все минимизирует и упрощает, т.е. первое, что будет при внедрении гибкого подхода в управлении - это визуализация существующего бизнес-процесса. Он может быть не настроен, но бизнес-процесс есть. Вы сможете посмотреть как он выглядит, потому что если процесс не визуализирован, то многие воспринимают его по-разному, у каждого менеджера может быть свое видение одного и того же бизнес-процесса. Когда процесс не визуализирован, то, если Вы спросите у ваших  менеджеров по продажам, как они видят бизнес-процесс продаж, у 3-х из 5 он будет разным.

-Это Вы правы, да. Но, откровенно, я начинаю нервничать, когда мне рассказывают что-то непонятными мне словами, как будто выставляют меня некомпетентным в чем-то - я не хочу этого. Можно мне человеческим языком объяснить, что такое Agile?

Тренер: Вы помните производственную систему Тойоты? Это 50-й год прошлого века, это бережливое производство. Вот Agile – это придуманное слово, оно есть в английском языке, переводится как «гибкий, быстрый, изменчивый, проворный». И оно пришло сначала из бизнеса, в разработку программного обеспечения, 50 лет назад, и теперь спустя 20 лет из программного обеспечения перешло обратно в бизнес. Но не только в производство машин, но и в продажи, управление компанией в целом.

Agile это собирательный образ гибкого, бережливого подхода к управлению проектами, продуктами, компаниями и, конечно же, людьми. Основные идеи Agile состоят в вовлечении сотрудников в работу, в создании самоуправляемой команды, выстраивании тесных, горизонтальных связей в структуре организации и построения максимально простого и понятного процесса работы.

Думаю, будет лучше на примере объяснить. Есть две команды, которые трудятся над созданием продуктов компании. Одна команда имеет четкий план, задачи распределены между сотрудниками, никто не влезает в работу другого коллеги. Другая команда самоуправляемая, они вместе составили план, график работ и вместе контролируют прогресс. Обе они столкнулись с проблемой, поставщик не предоставил необходимые материалы вовремя. По факту, они не могут продолжить свою работу по намеченному плану. Что в таком случае делает команда? Обычно, работа останавливается, пока руководитель ищет решение и решает проблему. Верно? Самоуправляемая команда, в таком случае, предоставляет лицу, принимающему решение, варианты решения этой проблемы. Почему так? Потому что они вовлечены в работу, они желают довести ее до финала, они гибкие (Agile), они готовы решать проблемы, менять планы, общаться с поставщиками и клиентами, чтобы наилучшим образом выполнить работу и доставить клиенту качественный продукт.

Другими словами – это клиентоориентированность, которая направлена не только вовне на работу с внешними клиентами, но и внутрь компании, на работу с внутренними клиентами.

- От чего стал вопрос перехода Agile обратно в бизнес, почему гибкие системы управления стали актуальными сегодня?

Тренер: Это стало актуальным, как и многие вещи, которые работают за рубежом показали свою результативность и эффективность на протяжении более 10-ти лет. Через некоторое время они принимаются другим миром - и Европа, и Азия и другие части земного шара принимают то, что они уже работает у других и они апробируют на себя. Многие ИТ компании начали показывать отличные результаты при использовании гибких подходов к разработке и управлению проектами. Качество росло, расходы уменьшались, время выхода на рынок нового продукта сокращалось. Эти моменты в Agile и привлекли внимание бизнеса.

Как уже говорилось ранее, Agile практикует самоуправление. Ранее было как, не только цели, но и план спущен сверху, а отделы компании должны были выполнять их. Теперь, когда сотрудники могут формировать планы исходя из целей компании, они включены, вовлечены в их выполнение.  Сотрудники теперь не только следят за показателями выполнения плана, но и предлагают улучшения процесса работы, бизнес-процесса, предлагают новшества. Для бизнеса внедрение Agile это дополнительная нематериальная мотивация сотрудников. Это возможность дать инструменты профессионалам и отойти, не мешать. Руководители могут наконец-то заняться развитием бизнеса, а не жестким администрированием сотрудников.

-Анатолий, есть ли успешные кейсы, примеры, использования Agile в Украине?

Тренер: Все начинается по чуть-чуть. И суть Agile в том, что нужно начать с маленького шага, вот комплексно не одевается, пробовали уже. По компаниям: Один из крупнейших банков Украины успешно применяет Agile, при чем комплексно у них есть департамент трансформации, они сотрудничают с одной Agile-компанией из Украины, которая им проводит всю трансформацию.  

Альфа банк, успешно использует Agile в работе не только ИТ департаментов, но и бизнес направлений. Архитектурная дизайн студия использует Scrum в своей работе. Перечислять всех не будем, но уже очень много компаний в Украине и в Киеве, в частности, которые используют Agile инструменты в своей работе.

Какие основные проблемы побуждают клиентов к внедрению Agile?

Тренер: Основная проблема в персонале, что люди не включены в работу. Т.е. они работают медленно, или делают не то, что нужно или вообще ничего не делают. Это одна из основных проблем.

И мы дадим решение ее уже на тренинге, там будет очень интересная игра «Канбан», на которой все и попробуют отстроить и визуализировать процессы команды.

Еще одна задача, с которой успешно справляется Agile это уменьшение пустых трат ресурсов. Уменьшение финансовых расходов, времени, материалов.

- Скажи пожалуйста, как с помощью тренинга я, как руководитель, смогу решить вопрос по недостаточной вовлеченности персонала или вообще того, что они не хотят работать?

Тренер: Первое, это то, что руководители начнут замечать свой персонал, его настрой и как они работают, т.е. как руководители общаются с подчинёнными. Второе, как они ставят задачу и контролирует ее, потому что в этом плане есть много конфликтов: ставят цель, контролируют по результату; ставят задачу по результату, контролирует по процессу. На тренинге я дам рабочие алгоритмы как разрешить этот конфликт и не допустить его. Так же, руководитель может часто не знать какого типа сотрудник, интроверт или экстраверт, готов он  брать ответственность или нет – это все влияет на то, что даже простая задача, может быть не сделана вовсе. Поэтому, мы пройдемся по модели типологии личности DISC. Участники тренинга попробуют себя профилировать и научатся лучше понимать сотрудников. И соответственно будут понимать, как подобрать ключик, чтобы, вроде как ничего не меняя в сотрудниках, все уже заработало по-другому.

- Какую еще Вы можете вскрыть проблему, решением которой станет Agile?

Тренер: вторая проблема – это построение команды там, где не нужно и отсутствие там, где нужно. Т.е. если у вас цех, завод, то нужен коллектив, который работает от рассвета до заката. Если у вас более творческая работа, то вам нужна команда, сравним ее с в паровозом, вам достаточно указать направление и бросать угли в топку, а команда выдает вам результат. В чем отличие команды и группы людей мы это тоже узнаем на тренинге, и почему плохо когда есть команда или почему плохо, когда нет команды.

-А можете привести пример, когда плохо, где есть команда?

Когда необходим директивный менеджмент, там нужен коллектив, группа сотрудников. Там же, где нужна команда, необходимо лидерство.

Представьте компанию, где существует команда бухгалтеров, все друг за дружку. В команде меняется руководитель, лидер. Приходит новый, администратор, привыкший командовать. В последующие N-недель с большой вероятностью смениться или руководитель, или вся команда бухгалтеров. Для компании оба варианта малоприятны, но второй – неприемлем вовсе.

Если у вас только рабочая группа, вам легко менять сотрудников внутри группы, назначать и снимать руководителей. Но если у вас уже команда, то это сложно ввести нового человека в команду. Уход члена команды, также будет воспринят командой крайне негативно.

Что же касается команды, то она нужна там, где есть творческая составляющая, креативность, мыслительная деятельность, много общения. Например, мои любимые программисты. Тут люди в большинстве своем интроверты, и чтобы они работали сообща, им нужно больше общаться. Клей для общения - это лидер-руководитель. Он должен знать, как построить команду, уметь вовлечь сотрудников, чтобы не был каждый сам за себя.

Еще один пример. Компания, отдел продаж. На отдел продаж спущен сверху план, руководитель приходит и вешает план еще поименно. Какой шанс, что общий результат по отделу упадет? Большой, потому что начнут играть индивидуально. Если Вы хотите поднять результат по отделу и компании в целом, Вам нужно чтобы все были нацелены на общий, командный результат. Дальше они поделят между собой план. Тебе не хватает количества клиентов? На, у меня 3 лишних, я себе набрал норму. И тут, как раз, разница между коллективом и командой.

Бывает, руководитель строит команду там, где не надо. Если у вас краткосрочный проект, у вас кусок работы, на который нужно полгода и все, формирование команды займет минимум 3 месяца - вы туда вложитесь, а они еще 3 месяца работают и распускай. Иногда бывает, что команда не распускается, а уходит вместе с клиентом и создают свою компанию, такое часто бывает на нашем рынке.

-Ок, хорошо спасибо. Мы обозначили 2 проблемы, есть еще вопросы, с которыми сталкиваются руководители, ответом на которые стал Agile?

Тренер: Делегирование полномочий сотрудникам. Проблема заключается в том, что сотрудник за мелким вопросом звонит руководителю и спрашивает, потому что есть боязнь ошибки. Если есть боязнь ошибки, если есть непринятие руководителем ошибки (не проступка – это разные вещи), то руководитель не сможет не отдохнуть, не успокоиться, потому что он всегда должен быть на связи, иначе все развалится.

Почему полномочия в Agile очень важны, как действовать в отсутствии их, как делегировать будем разбирать на тренинге.

-Сколько времени будет уделено делегированию, если брать весь двухдневный тренинг?

Тренер: Делегирование, как управленческую компетенцию, мы рассматриваем по касательной, на это выделено до 15% времени. На тренинге будут различные кейсы и упражнения, в рамках которых, будем практиковать делегирование.

-Есть еще проблемы руководителей, решением которых стало Agile- управление?

Тренер: Это моя самая любимая. В двух словах эту проблему можно обозначить как «саботаж бизнес-процессов».

Это понятность и прозрачность процесса. Проблема в том, что мало кто знает, понимает и принимает процессы в компании. Как следствие, сотрудниками не выполняются какие-то задачи, потому что не знают процессы. Часто руководители жалуются, что и бизнес-процессы прописаны и инструкции есть, а люди их не выполняют! Вопрос тут в прозрачности и понятности процессов для каждого сотрудника. Мы будем использовать на тренинге матрицу, которая называется «Матрица прозрачности и доверия», которую можно применять, для анализа, ко всем процессам, видам коммуникаций. И важный вопрос при использовании этой матрицы, который мы задаем сотруднику: «Если бы ты был руководителем, чтобы ты убрал или добавил в процесс и почему?». Никто из руководителей в тех компаниях, где я работал, этих вопросов не задавал подчинённым. Как только мы начали задавать эти вопросы, процессы стали меняться.

-Правильно я понимаю, тренинг будет полезен только тем руководителям, у кого есть прямые подчиненные, работа с командами?

Тренер: Не только. В любом случае, если у них нет прямых команд, то у них есть ТОП-ы, они им ставят задачи и цели. И коллеги, уже исходя из цели, из своих компетенций, либо выполняют их, либо нет. И часть этих инструментов тоже можно будет прикладывать туда и смотреть, почему и как работает тот или иной бизнес-процесс, где-то работа не идет или почему приходят и жалуются сотрудники на своих руководителей.

- Я уже заинтересовалась твоим тренингом, как руководитель, и я всё-таки сомневаюсь. Хотя 4000 грн. не такие большие деньги за тренинг, но все равно много обучения на рынке, еще же самое главное, что мое ценное время потрачу. С какими изменениями я выйду из тренинга или что я смогу сделать, по-другому, по-новому?

Тренер: Начну с последнего вопроса: что я могу сделать по-новому. По-новому вы можете оценить свое взаимодействие с подчиненными, посмотреть на бизнес- процессы, которые у вас есть.

С помощью инструментов, которые я дам на тренинге, легко сделать экспресс аудит бизнес-процессов самим, без консалтинговых компаний. У вас будет инструмент, который позволит более точно понимать, какие мотивы движут вашими сотрудниками и соответственно выбирать то или иное воздействие на них для выполнения задач более продуктивно чем сейчас.

Вы получите чек-лист и пошаговый план, с помощью которого вы сможете с нуля собрать команду и сделать необходимые мероприятия, чтобы группа лиц, которые знают или не знают друг друга, стали командой. Объединить их общими целями, сделать еще определенные шаги, которые крайне необходимые и которые другие руководители обычно не делают. Вот поэтому команды остаются на первых фазах командообразования и никогда не переходит к третей.

-Например, какие шаги никогда не делают руководители?

Тренер: Например, не снимают срез страхов команды и не нивелируют их, остальные шаги мы проработаем на тренингеJ

В завершении хочу сказать, что данный тренинг направлен не только на знакомство с инструментами и подходами Agile, участники тренинга также познакомятся с коучингом, о котором мы не успели поговорить, узнают, как проводить коучинг Agile команд, как с помощью коучинга формировать команды из рабочей группы.

8-9 февраля жду Вас на тренинге «Формирование результативных Agile команд. Гибкое управление в стиле Agile Coaching»

Регистрация на первую
бесплатную коуч-сессию